NKI-Blog: Grundlagen einer schnellen und effizienten Projektkommunikation

Simpler Weg für komplexe Perspek­tiven

Jana Tiemann Kommunikation

Für einen Preis beworben? Oder um EU-Geld für ein wichtiges Projekt? Eine Koope­ration angebahnt? Das macht eine Menge Arbeit. „Die Presse­mit­teilung schreiben wir schnell, wenn es so weit ist“ – ein nahelie­gender Gedanke. Aber das ist zu spät. Und eine Presseinfo selten der beste Kommu­ni­ka­ti­onsweg. Ein Plädoyer für frühzeitige Planung. Inklusive Mini-Tooltipp.

Auch in der Projekt­kom­mu­ni­kation ist das Empfangen das Ziel. Das Senden bildet nur einen Schritt auf dem Weg dahin. Denn genauso wichtig, wie den Topf zu gewinnen oder die Koope­ration zu unter­zeichnen, ist, wie die Nachricht hinterher ankommt: intern und extern. Ein und dieselbe Botschaft kann von verschie­denen Menschen sehr unter­schiedlich verstanden werden. Daher sollte man recht­zeitig mit den unter­schied­lichen Brillen der Stake­holder denken. Man kann es auch lassen, aller­dings definieren dann mögli­cher­weise andere den Erfolg, schreiben ihn sich  auf die Fahnen oder verweigern die Zusam­men­arbeit – und keiner weiß warum. Ein kleines Gerüst als Basis kann Wunder wirken, damit die Nachricht mit den Botschaften gesteuert in nur wenigen Stunden die erreicht, die sie erreichen soll. Wenn die Auftakt­kom­mu­ni­kation gelingt, ist das meist auch die Basis für einen positiven Projekt­verlauf. Für einen solchen Anfang reicht eine Excel-Tabelle sogar vollkommen aus.

Vier Spalten braucht es nach dem journa­lis­ti­schen Prinzip einer Nachricht: Wer? Was? Wann? Wie? Und dazu eine To-do-Spalte.

Nun muss für die erste Spalte entschieden werden, wer als Erstes infor­miert werden sollte, wenn der Tag X kommt. Meist sind es intern die Geschäfts­führung, der Vorstand, eventuell Gesell­schafter.

Was kommu­ni­ziert wer auf welche Weise? Vorher festlegen!

Die zweite Spalte verdient Sorgfalt: Was sagt oder schreibt man der Person? Jede Abteilung, jede Hierarchie, jeder externe Partner oder die Politik werden eine andere Perspektive auf das Thema haben. Sie werden völlig andere Risiken und Chancen sehen. Dies sollte unbedingt im Vorfeld bedacht, erfragt und analy­siert werden. Und dementspre­chend auch die Schwer­punkte im Gespräch gesetzt werden. Die Erfahrung zeigt, dass eine vorherige Visua­li­sierung der einzelnen Positionen und Inter­essen hierbei einen guten Überblick schafft. Hilfreich ist es, alle Kontakte nicht nur zu infor­mieren, sondern im Dialog Reaktionen oder Nachfragen aufzu­nehmen: Gab es Missver­ständ­nisse, Vorbe­halte oder Reaktionen, mit denen nicht gerechnet wurde? Dann gilt es zu prüfen, ob nachge­steuert werden sollte.

Das „Wie?“ der dritten Spalte meint, wer auf welchem Weg Kontakt aufnimmt: Direkt per Telefon? Oder reicht die Geste per E-Mail? Dabei ist auch entscheidend, ob von demje­nigen noch mehr benötigt wird, wie beispiels­weise Entschei­dungen oder ein Zitat. Das gehört dann in die To-do-Spalte, falls etwas vorbe­reitet werden soll. Hier hilft die Angabe einer Deadline, bis wann man es braucht. Auch E-Mails gehören in die To-do-Spalte, sie sollten vorfor­mu­liert werden. Muss die Leitung ihrer­seits jemanden infor­mieren? Ist sie dafür sprech­fähig? Sonst bietet sich der Entwurf und die Abstimmung einer E-Mail an, ein Meeting dazu oder eine Mappe.

Kommu­ni­kation begleiten

In vielen Fällen erfolgt parallel die Infor­mation der zweiten Führungs­ebene und die der Politik und Partner. Die Priori­täten und Kanäle hängen natürlich von der Organi­sation und dem Projekt ab. Soll die Politik ein Zitat liefern oder muss gar der Presse­sprecher Auskunft geben, sollte man eine inhalt­liche Vorbe­reitung anbieten. Wenn noch nicht vorhanden, ist der persön­liche Kontakt zum Stab unerlässlich für den reibungs­losen Ablauf am Tag X. Auch sollten Erreich­bar­keiten zur Abstimmung geklärt werden.

Bei komple­xeren Projekten mit vielen extern Betei­ligten wird spätestens jetzt klar, dass nicht eine Person alleine infor­mieren kann. Ein kleines Team sollte sich vorab abstimmen, wer was wann macht. Dazu gehört auch die Aufgabe des Monitoren von Presse oder sozialen Medien. Am Tag der Nachricht sollte sich dieses Team als Stab regel­mäßig auf dem Laufenden halten. Zeit, Medium und Ort dafür können im Vorfeld festgelegt werden.

Multi­pli­ka­toren infor­mieren – 3 Stufen zum Erfolg

Für die Infor­mation der Presse oder anderer Multi­pli­ka­toren wie zum Beispiel Blogger sollte man drei Stufen einplanen:  1. Gespräche im Vorfeld bieten die Chance, das Thema zu platzieren, Einordnung und Relevanz zu klären und Interesse zu prüfen. Außerdem bleibt Zeit, um Nachfragen zu recher­chieren oder andere Services anzubieten. 2. Am Tag der Veröf­fent­li­chung sollte man möglichst mit den relevanten Journa­listen in Kontakt sein, um Änderungen in der Haltung oder das Aufbe­reiten des Themas zu begleiten. Natürlich müssen Rückfragen zeitnah bedient werden. 3. Für die Presse­mit­teilung können zwei Versionen sinnvoll sein: eine für die Publikums- und eine für die Fachmedien. Dafür gelten die klassi­schen Erfolgs­kri­terien einer guten Presse­mit­teilung inklusive Bildma­terial, Storyline und Kontakt zu Experten auf dem Fachgebiet.

Voilà.

 

Jana war bei NKI Senior Beraterin Kommu­ni­kation. Die Leiden­schaft der gelernten Journa­listin: die Identität von Unter­nehmen in Storys zu gießen, die ankommen, und die Perspektive der relevanten Stake­holder zu integrieren. Dafür hebt die ehemalige Presse­spre­cherin hierar­chie­über­greifend Haltungen und Themen.