NKI-Blog: Grundlagen einer schnellen und effizienten Projektkommunikation

Simpler Weg für komplexe Perspektiven

Jana Tiemann Kommunikation

Für einen Preis beworben? Oder um EU-Geld für ein wichtiges Projekt? Eine Kooperation angebahnt? Das macht eine Menge Arbeit. „Die Pressemitteilung schreiben wir schnell, wenn es so weit ist“ – ein naheliegender Gedanke. Aber das ist zu spät. Und eine Presseinfo selten der beste Kommunikationsweg. Ein Plädoyer für frühzeitige Planung. Inklusive Mini-Tooltipp.

Auch in der Projektkommunikation ist das Empfangen das Ziel. Das Senden bildet nur einen Schritt auf dem Weg dahin. Denn genauso wichtig, wie den Topf zu gewinnen oder die Kooperation zu unterzeichnen, ist, wie die Nachricht hinterher ankommt: intern und extern. Ein und dieselbe Botschaft kann von verschiedenen Menschen sehr unterschiedlich verstanden werden. Daher sollte man rechtzeitig mit den unterschiedlichen Brillen der Stakeholder denken. Man kann es auch lassen, allerdings definieren dann möglicherweise andere den Erfolg, schreiben ihn sich  auf die Fahnen oder verweigern die Zusammenarbeit – und keiner weiß warum. Ein kleines Gerüst als Basis kann Wunder wirken, damit die Nachricht mit den Botschaften gesteuert in nur wenigen Stunden die erreicht, die sie erreichen soll. Wenn die Auftaktkommunikation gelingt, ist das meist auch die Basis für einen positiven Projektverlauf. Für einen solchen Anfang reicht eine Excel-Tabelle sogar vollkommen aus.

Vier Spalten braucht es nach dem journalistischen Prinzip einer Nachricht: Wer? Was? Wann? Wie? Und dazu eine To-do-Spalte.

Nun muss für die erste Spalte entschieden werden, wer als Erstes informiert werden sollte, wenn der Tag X kommt. Meist sind es intern die Geschäftsführung, der Vorstand, eventuell Gesellschafter.

Was kommuniziert wer auf welche Weise? Vorher festlegen!

Die zweite Spalte verdient Sorgfalt: Was sagt oder schreibt man der Person? Jede Abteilung, jede Hierarchie, jeder externe Partner oder die Politik werden eine andere Perspektive auf das Thema haben. Sie werden völlig andere Risiken und Chancen sehen. Dies sollte unbedingt im Vorfeld bedacht, erfragt und analysiert werden. Und dementsprechend auch die Schwerpunkte im Gespräch gesetzt werden. Die Erfahrung zeigt, dass eine vorherige Visualisierung der einzelnen Positionen und Interessen hierbei einen guten Überblick schafft. Hilfreich ist es, alle Kontakte nicht nur zu informieren, sondern im Dialog Reaktionen oder Nachfragen aufzunehmen: Gab es Missverständnisse, Vorbehalte oder Reaktionen, mit denen nicht gerechnet wurde? Dann gilt es zu prüfen, ob nachgesteuert werden sollte.

Das „Wie?“ der dritten Spalte meint, wer auf welchem Weg Kontakt aufnimmt: Direkt per Telefon? Oder reicht die Geste per E-Mail? Dabei ist auch entscheidend, ob von demjenigen noch mehr benötigt wird, wie beispielsweise Entscheidungen oder ein Zitat. Das gehört dann in die To-do-Spalte, falls etwas vorbereitet werden soll. Hier hilft die Angabe einer Deadline, bis wann man es braucht. Auch E-Mails gehören in die To-do-Spalte, sie sollten vorformuliert werden. Muss die Leitung ihrerseits jemanden informieren? Ist sie dafür sprechfähig? Sonst bietet sich der Entwurf und die Abstimmung einer E-Mail an, ein Meeting dazu oder eine Mappe.

Kommunikation begleiten

In vielen Fällen erfolgt parallel die Information der zweiten Führungsebene und die der Politik und Partner. Die Prioritäten und Kanäle hängen natürlich von der Organisation und dem Projekt ab. Soll die Politik ein Zitat liefern oder muss gar der Pressesprecher Auskunft geben, sollte man eine inhaltliche Vorbereitung anbieten. Wenn noch nicht vorhanden, ist der persönliche Kontakt zum Stab unerlässlich für den reibungslosen Ablauf am Tag X. Auch sollten Erreichbarkeiten zur Abstimmung geklärt werden.

Bei komplexeren Projekten mit vielen extern Beteiligten wird spätestens jetzt klar, dass nicht eine Person alleine informieren kann. Ein kleines Team sollte sich vorab abstimmen, wer was wann macht. Dazu gehört auch die Aufgabe des Monitoren von Presse oder sozialen Medien. Am Tag der Nachricht sollte sich dieses Team als Stab regelmäßig auf dem Laufenden halten. Zeit, Medium und Ort dafür können im Vorfeld festgelegt werden.

Multiplikatoren informieren – 3 Stufen zum Erfolg

Für die Information der Presse oder anderer Multiplikatoren wie zum Beispiel Blogger sollte man drei Stufen einplanen:  1. Gespräche im Vorfeld bieten die Chance, das Thema zu platzieren, Einordnung und Relevanz zu klären und Interesse zu prüfen. Außerdem bleibt Zeit, um Nachfragen zu recherchieren oder andere Services anzubieten. 2. Am Tag der Veröffentlichung sollte man möglichst mit den relevanten Journalisten in Kontakt sein, um Änderungen in der Haltung oder das Aufbereiten des Themas zu begleiten. Natürlich müssen Rückfragen zeitnah bedient werden. 3. Für die Pressemitteilung können zwei Versionen sinnvoll sein: eine für die Publikums- und eine für die Fachmedien. Dafür gelten die klassischen Erfolgskriterien einer guten Pressemitteilung inklusive Bildmaterial, Storyline und Kontakt zu Experten auf dem Fachgebiet.

Voilà.

 

Jana war bei NKI Senior Beraterin Kommunikation. Die Leidenschaft der gelernten Journalistin: die Identität von Unternehmen in Storys zu gießen, die ankommen, und die Perspektive der relevanten Stakeholder zu integrieren. Dafür hebt die ehemalige Pressesprecherin hierarchieübergreifend Haltungen und Themen.

 

Weitere Kategorie-Themen